เมื่อเวลา 14.00 น. วันที่ 17 เมษายน 2568 ที่โรงแรมโรสวูด แถบเพลินจิต กรุงเทพมหานคร สถานการณ์ความปลอดภัยถูกยกระดับเต็มพิกัด หลังมีการเตรียมการสำหรับงานเลี้ยงรับรองพิเศษ โดยนายทักษิณ ชินวัตร อดีตนายกรัฐมนตรีไทย ในฐานะที่ปรึกษาส่วนตัวประธานอาเซียน เป็นเจ้าภาพต้อนรับดาโต๊ะเซรี อันวาร์ อิบราฮิม นายกรัฐมนตรีมาเลเซีย ซึ่งดำรงตำแหน่งประธานอาเซียนคนปัจจุบัน พร้อมคณะที่ปรึกษา

แหล่งข่าวรายงานว่า การประชุมครั้งนี้มีผู้เข้าร่วมที่น่าสนใจคือ พลเอกอาวุโส มิน อ่อง หล่าย ผู้นำรัฐบาลทหารเมียนมา โดยไม่มีนางสาวแพทองธาร ชินวัตร นายกรัฐมนตรีไทยร่วมวงด้วย

บริเวณโดยรอบโรงแรมโรสวูด เต็มไปด้วยเจ้าหน้าที่ตำรวจทั้งในและนอกเครื่องแบบคุมเชิงรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด พร้อมรถพยาบาลจากโรงพยาบาลตำรวจเตรียมพร้อมรับมือเหตุฉุกเฉิน ทีมงานความปลอดภัยจากมาเลเซียได้ร่วมตรวจสอบความพร้อมกับตำรวจไทยก่อนหน้านี้

สำหรับขบวนรถสำคัญเริ่มทยอยมาถึงโรงแรมตั้งแต่เวลา 14.42 น. โดยขบวนของนายกรัฐมนตรีมาเลเซียมาถึงก่อน ตามด้วยขบวนรถของผู้นำเมียนมาในเวลาต่อมา ซึ่งสังเกตได้จากป้ายทะเบียนรถที่ใช้ตัวย่อ MMR 04 อันเป็นรหัสประเทศของเมียนมา

น่าสนใจที่เวลา 15.00 น. มีรายงานว่าสุรัตน์ เสถียรไทย อดีตรองนายกรัฐมนตรีและอดีตรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ ได้ออกจากโรงแรมในขณะที่การประชุมกำลังจะเริ่มขึ้น

ทั้งนี้ การประชุมดำเนินการแบบปิด ไม่อนุญาตให้สื่อมวลชนเข้าใกล้ได้ ยกเว้นเพียงการสังเกตการณ์จากด้านนอกเท่านั้น